我这个人,干什么事都喜欢留个底,搞个正式版本。以前老有人说我,一套工作流程东拼西凑,搞得像个大杂烩,自己找东西都找不到,更别说跟别人分享了。我寻思着,今年得彻底改改这个毛病。
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从一团乱麻到体系构建
年初的时候,我的效率简直是灾难。每天早上醒来,第一件事不是干活,而是花半小时在五个不同的工具里找昨天晚上做到哪儿了。文档散在各个网盘,代码备份也是隔三差五漏掉,真就是一团麻线,越理越乱。
我跟自己说,不行,得有套“官方正式版”的流程。我的目标很简单:一套流程,能管住我从接需求到交付的所有环节,不能有任何遗漏。于是我决定,要彻底推翻旧系统,建立一套全新的数字工作流,这个项目我内部代号就叫“6月正式版”。
这个过程是真tm折腾人。我先是拉出了一张巨大的流程图,把所有步骤都画上去,从信息输入到最终产出,一个节点一个节点地抠。然后我开始筛选工具,尝试了十几个笔记应用和项目管理软件,发现没有一个能完全满足我的需求。要么是太复杂,要么是太简单,总是缺一块。
动手实操:推翻与重建
- 第一周:定义核心。 我确立了三个核心支柱:收集、处理、回顾。所有工具都必须围绕这三个点来选配。
- 第二周:数据迁移。 我花了三天时间,把过去几年分散在各处的几百G文件和上万条笔记,像搬家一样,一页一页地搬进新的集中存储系统里。这个步骤痛苦得要死,但如果不彻底清理旧的垃圾,新系统永远跑不顺。
- 第三周到第五周:内部测试与校准。 我要求自己所有工作都必须严格按照新流程走一遍。我几乎每天都会遇到新的问题。比如,我发现自己对“处理”这一步定义得太模糊了,导致很多任务又堆积起来。我不得不停下来,把这个环节细分成“即时响应”、“每日排程”和“每周复盘”三个子步骤。
最困难的是习惯的培养。人是习惯的动物,以前想去哪儿点哪儿,现在必须按部就班。有那么两周,我差点想放弃,觉得还不如用回以前那个乱糟糟的系统算了,至少还熟练。但每次一想到以前找东西找不到,干着急的样子,我就硬挺着继续执行。
6月:实现“官方正式版”
到了五月底,奇迹开始发生。流程开始变得像呼吸一样自然了。我能清楚地知道我下一步该干什么,任务的优先级也一目了然。不再有“临时找文件”这种浪费时间的行为了。
进入六月,我正式宣布:“你与我的6月官方正式版”运行成功。这套流程目前跑得非常稳定,所有的信息输入、处理、输出都像一个精密仪器一样。这个版本我给它加了自动化提醒和定期的健康检查,确保它不会因为我的懒惰而再次崩塌。
我深刻体会到,真正让你效率提高的,不是你用了多牛逼的工具,而是你有没有一套能让你坚持下去的,被你完全掌控的流程。我的工作效率直接拉升了至少40%。下次有机会,我再跟大伙儿细聊聊,我是怎么用最土的办法,把那些高大上的工具,驯服成我的私人秘书的。
